3. Collecte, utilisation et communication
Dans le cadre de ses activités, Rexorcade peut collecter différents types de renseignements, et ce, à différentes fins. Les types de renseignement que Rexorcade pourrait collecter, leur utilisation (ou l’objectif visé) ainsi que les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis sont indiqués à l’Annexe au bas de la présente politique et dans sa politique d’utilisation des cookies disponible sous le lien https://rexorcade.com/cookie-policy-ca/. Rexorcade informera également les personnes concernées, au moment de la collecte de renseignements personnels, de tout autre renseignement recueilli, des fins pour lesquelles ils sont collectés et les moyens de la collecte, en plus des autres informations à fournir tel que requis par la loi. Rexorcade applique les principes généraux suivants relativement à la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels :
Consentement : De façon générale, Rexorcade collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi. Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique sur l’utilisation et la communication aux fins qui y sont indiquées (voir l’Annexe pour plus de détails). Ainsi, la présente politique et les informations qu’elle contient pourront être consultées par la personne concernée au moment de la collecte de renseignements personnels. Normalement, Rexorcade doit également obtenir le consentement de la personne concernée avant de collecter ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Rexorcade peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et dans les conditions prévues par celle-ci. Les principales situations où Rexorcade peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.
Collecte : Dans tous les cas, Rexorcade ne collecte des renseignements que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’au renseignement nécessaire dont il a besoin pour remplir l’objectif visé. Veuillez noter que les services et programmes de Rexorcade ne visent pas les personnes mineures, et de façon plus générale, Rexorcade n’obtient pas intentionnellement de renseignements personnels concernant des mineurs (dans ces cas, les renseignements ne peuvent être recueillis auprès d’eux sans le consentement d’un parent ou tuteur).
Collecte auprès de tiers : Rexorcade peut collecter des renseignements personnels auprès de tiers. À moins d’une exception prévue par la loi, Rexorcade demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers. Dans le cas où un tel renseignement n’est pas collecté directement auprès de la personne, mais auprès d’une autre organisation, la personne concernée peut demander la source des renseignements collectés à Rexorcade. Dans certaines situations, Rexorcade peut également collecter des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la cueillette est dans l’intérêt de la personne et qu’il n’est pas possible de le faire auprès d’elle en temps utile, ou b) si cette cueillette est nécessaire pour s’assurer que les renseignements sont exacts. Détention et utilisation : Rexorcade veille à ce que les renseignements qu’elle détient soient à jour et exacts au moment de leur utilisation pour prendre une décision relative à la personne visée. Rexorcade ne peut utiliser les renseignements personnels d’une personne que pour les raisons indiquées aux présentes ou pour toutes autres raisons fournies lors de la collecte. Dès que Rexorcade veut utiliser ces renseignements pour une autre raison ou une autre fin, un nouveau consentement devra être obtenu de la personne concernée, lequel devra être obtenu de façon expresse s’il s’agit d’un renseignement personnel sensible. Cependant, dans certains cas prévus par la loi, Rexorcade peut utiliser les renseignements à des fins secondaires sans le consentement de la personne, par exemple :
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- lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne;
- lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude;
- lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer des mesures de protection et de sécurité.
Accès limité : Rexorcade doit mettre en place des mesures pour limiter l’accès à un renseignement personnel seulement aux employés et aux personnes au sein de son organisation qui ont la qualité pour en prendre connaissance et pour qui ce renseignement est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions. Rexorcade demandera le consentement de la personne avant d’accorder l’accès à toute autre personne.
Communication : Généralement, et à moins d’une exception indiquée dans la présente politique ou autrement prévue par la loi, Rexorcade obtiendra le consentement de la personne concernée avant de communiquer ses renseignements personnels à un tiers. De plus, lorsque le consentement est nécessaire et lorsqu’il s’agit d’un renseignement personnel sensible, Rexorcade devra obtenir le consentement explicite de la personne avant de communiquer le renseignement. Cependant, la communication des renseignements personnels à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, notamment, mais non exclusivement, dans les cas suivants : Rexorcade peut communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à un organisme public (comme le gouvernement) qui, par un de ses représentants, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en œuvre d’un programme dont il a la gestion. Des renseignements personnels pourront être transmis à ses fournisseurs de service à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements, et ce, sans le consentement de la personne. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d’événements, des sous-traitants Rexorcade désignés pour l’exécution de mandats dans les programmes administrés par Rexorcade et des fournisseurs de services infonuagiques. Dans ces cas, Rexorcade doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui indiquent les mesures qu’ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l’utilisation de ces renseignements ne soit faite que dans le cadre de l’exécution du contrat et qu’ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. De plus, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent aviser le responsable de la protection des renseignements personnels Rexorcade (indiqué dans la présente politique) de toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les renseignements personnels communiqués et doivent permettre à ce responsable d’effectuer toute vérification relative à cette confidentialité. Si cela est nécessaire aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale, Rexorcade pourrait également communiquer un renseignement personnel, sans le consentement de la personne concernée, à l’autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.
Communication à l’extérieur du Québec : Il est possible que les renseignements personnels détenus par Rexorcade soient communiqués à l’extérieur du Québec, par exemple, lorsque Rexorcade a recours à des fournisseurs de services infonuagiques dont le ou les serveurs se situent hors Québec ou lorsque Rexorcade fait affaire avec des sous-traitants situés en dehors de la province. Informations supplémentaires sur les technologies utilisées :
Utilisation de témoins de connexion Des témoins de connexion sont des fichiers de données transmis à l’ordinateur du visiteur d’un site internet par son navigateur Web lorsqu’il consulte ce site et peuvent avoir plusieurs utilités. Ils sont communément appelés des cookies. Le site internet de Rexorcade utilisent des témoins et toutes les informations relatives à ces fichiers sont décrit dans la règle d’utilisation des cookies disponible à cette adresse :https://rexorcade.com/cookie-policy-ca/
Autres moyens technologiques utilisés : Rexorcade recueille également des renseignements personnels par l’entremise de moyens technologiques comme des formulaires Web intégrés à son site internet (par exemple, son formulaire de contact, son formulaire pour s’inscrire à l’infolettre, etc.), des questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils de formulaires. Si Rexorcade recueille des renseignements personnels en offrant un produit ou un service technologique qui dispose de paramètres de confidentialité, Rexorcade doit s’assurer que ces paramètres offrent le plus haut niveau de confidentialité par défaut (les témoins de connexion ne sont pas visés).
